Challenges et bénéfices de la recherche d'entreprise

Actuellement, les collaborateurs des entreprises font face à des quantités gigantesques d’informations qui sont traditionnellement extrêmement cloisonnées d’un point de vue technique. L’Université de Berkeley a notamment conduit une étude dont il ressort que chaque année, les volumes de données augmentent de 800 Mo par individu. Par ailleurs, selon Meryl Lynch, 85% des informations d’une entreprise sont non structurées. Rechercher une information – sans même parler de la trouver – qui plus est pertinente par rapport à un contexte donnée est donc une activité digne de l’exploration de l’Amazone.

Ces difficultés ont des impacts très concrets : 35% du temps d’un collaborateur est utilisé à rechercher l’information pertinente et 30% des dossiers sur les partages réseaux ou les disques locaux ne sont jamais accédés. Les pertes en termes d’énergie et de ressources sont donc significatives. Pour quantifier la chose, j’aime reprendre une étude du Gartner qui indique que pour une entreprise, un document coûte 20€ à classer et 120€ à retrouver s’il est mal classé. Enfin, la gestion des documents coûte en moyenne 6% à 10% des revenus d’une entreprise.
Les sommes en jeu sont donc conséquentes et les gains/économies potentiels le sont tout autant. La mise en oeuvre de la recherche en entreprise (ou "enterprise search") est l'un des thèmes majeurs autour de la productivité.

La clé du succès dans ce domaine repose d'une part sur la capacité à donner aux utilisateurs ce dont ils ont besoin pour être plus efficaces :

• Un point d’accès unique à l’information de l’entreprise, quel que soit son format ou son lieu de stockage
• Une interface intuitive améliorant l’efficacité individuelle en permettant aux collaborateurs de chercher, trier et organiser les informations
• La capacité à entrer en contact avec les personnes pertinentes par rapport à une problématique

Et d’autre part, repose sur l'aptitude à respecter les contraintes IT

• Une solution s’intégrant dans le SI existant afin de pérenniser les investissements
• Une plateforme sécurisée, scalable et facilement administrable
  

D’expérience, les apports autour de ce type de chantier sont multiples.

• Tout d’abord, ils sont l’opportunité idéale pour mettre en place une taxonomie d’entreprise et diffuser les standards.
• Par ailleurs, la mise à disposition d’un outil efficace de recherche permet de réduire dans des proportions plus ou moins importantes les spams vous demandant d’envoyer tel ou tel document qu’un collègue ne retrouve pas dans ses archives.
• Le moteur de recherche est également un point de départ intéressant pour la mise en œuvre d’une démarche de social computing : être en mesure d’identifier, grâce à un moteur de recherche, la ou les personnes les plus appropriées pour vous aider à accomplir une tâche.
• Enfin l’une des clés du succès sur ce type de projet est également de dépasser le cliché qui résume la recherche d’entreprise à un simple point d’accès vers une pléiade de documents Word, Excel ou PDF. La productivité d’un collaborateur réside dans sa capacité à trouver des données et non pas uniquement à trouver des documents ; ceci est d’autant plus vrai que les données des ERP sont souvent difficiles d’accès et la mise à disposition d’un outil intuitif pour y accéder constitue un bon "quick win".

Je conclurai ce post en mettant en avant un point qui est souvent minimisé par les entreprises : l’arrivée sur le marché du travail de la génération Y. Pour tous ces nouveaux talents, le moteur de recherche est un outil courant, totalement intégré à leur quotidien, et qu’ils s’attendent à retrouver dans une entreprise innovante afin d’être en mesure d’adresser les challenges qui leur sont confiés. Au-delà de la dimension compétitivité business, de la dimension coûts IT, la recherche d’entreprise revêt donc également une dimension RH et participe à l’image qu’une entreprise véhicule auprès de ses collaborateurs. Autant de raisons d’accorder à ce sujet toute l’importance qu’il se doit.